خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی-بخش نهم
خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش نهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی
۸. سیستم ماتریس
سیستم ماتریس به دست استفان کاوی نویسنده کتاب هفت عادت مردمان موثر به شهرت رسید.
این سیستم، به نام جعبه آیزنهاور نیز شناخته می شود که اصول هر دو یکسان می‌باشد.
سیستم ماتریس ابزاری برای تصمیم گیری، نحوه تخصیص زمان در میان وظایف می باشد.
یک ماتریس از چهار بخش با عناوین زیر تشکیل شده است:
مهم - فوری
مهم - غیرفوری
غیر مهم - فوری
غیر مهم - غیرفوری
کارها، بر اساس میزان اولویت، به یکی از بخش‌های فوق اختصاص داده می‌شود.
آنهایی که در ربع اول قرار دارند باید فورا رسیدگی شوند.
آنهایی که در رتبه دوم قرار دارند فوریت ندارد و اما باید برنامه‌ریزی شده تا اطمینان حاصل شود در آینده ای نزدیک رسیدگی خواهند شد.
کارها در ربع سوم می تواند به مابقی واگذار شوند.
کارهای ربع چهارم را نیز می توان برای همیشه رها کرد.
این سیستم، روش آسانی برای مشاهده ی کارهایی که توجه شما را می طلبند و کارهایی که می توانند نادیده گرفته شوند مهیا می‌کند.
یکی از معایب رویکرد سیستم ماتریس این است که الزامی به تهیه مفاد و مفهوم برای وظایف داخل ماتریس ندارید.
همچنین در این سیستم، هیچ اشاره‌ای به مدت زمان مورد نیاز جهت تکمیل کار یا ارتباط آن با کارها و پروژه های دیگر نشده است.
مشکل دیگر این است که امکان دارد ماتریس به نقطه‌ای برسد که گزینه های خیلی زیادی جهت انجام ارائه کند.
این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که تعداد زیادی وظیفه در ربع دوم داشته باشیم و در انتخاب اینکه مطابق با وقت آزاد محدودمان روی کدام یک از آنها کار کنیم با مشکل برخورد کنیم.
با این حال روش برنامه ریزی ماتریس، نقاط مثبت خوبی هم دارد که در کتاب به آنها اشاره شده و علاقمندان می‌توانند برای آشنایی با آنها به اصل کتاب مراجعه کنند.
به انجام رساندن کارها یا GTD
به انجام رساندن کارها، اثر دیوید آلن یکی از تحسین شده ترین سیستم های مدیریت وظیفه است که امروز به کار گرفته می‌شود.
طرز کار آن به این صورت است که شما وظایف زیادی در ذهن خود دارید بیشتر آنها به لحاظ مفاد، اولویت و پیامدهای برنامه‌ریزی‌شده دسته‌بندی نشده‌اند.
فرض کنید کلی کار داریم و هیچ الویت بندی و زمان بندی و برنامه ریزی برای آنها نداریم و این برنامه ها باعث شده اند بی شمار حلقه‌های باز داشته باشیم.
می خواهیم این کارها را به انجام برسانیم اما برای تکمیل آنها به خود متعهد نیستیم و حلقه‌های باز موجب ایجاد استرس در ما می شوند.
استراتژی GTD می خواهد این کارها را از سرتان بیرون بکشد و وارد یک فهرست کند.
این کار همه کارها را قابل انجام می کند، بنابراین حلقه‌های باز بسته می‌شود.
هنگامی که کارها در یک فهرست اصلی قرار دارند زمانی را جهت سازماندهی آنها بر طبق مفاد صرف می کنیم.
بخشی از این فرایند مستلزم ایجاد چند فهرست و قرار دادن هر کاری درون فهرستی که تعلق دارند می باشد.
وقتی هر کاری داخل لیست مربوطه شد، زمانی را هم برای مرور هفتگی اختصاص می دهیم تا بتوانیم امور برنامه ریزی را پایش و کنترل کنیم.
استراتژی GTD چند ویژگی مهم عرضه می‌کند:
شما را وادار به اضافه کردن مفاد و مفهوم به هر وظیفه می‌کند.
کارها را بر پایه اهمیتشان جدا می‌کند.
اجرای یک مرور هفتگی را توصیه می کند. این مرور چاره‌اندیشی برای کارهای انجام نشده می باشد.
به اندازه مورد نیاز به انعطاف پذیر است و به شما کمک می‌کند تا علاوه بر طراحی یک ساختار کلی، بر اساس رویکرد شخصی سازی شده خودتان پیشروی کنید.
نویسنده ی کتاب به طور کامل در معایب استراتژی GTD نوشته است که احساس می کنم ادامه دادن آن موجب طولانی تر شدن بحث می شود.
دوستانی که علاقمند هستند در این زمینه بیشتر بدانند باید به اصل کتاب مراجعه کنند.
9️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی
ادامه داد...
