ناسوت|Nasoot

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش سیزدهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

قدم۹:
هر وظیفه ای را با یک فعل معلوم مشخص کنید.

افعال را در مقابل کارهای برنامه ریزی شده خود قرار دهید تا تمایل بیشتری جهت به انجام رساندن کارها پیدا کنید. 

افعال، چیزی را در مغز به جریان می‌اندازد که منجر می‌شود مغز جهت تمرکز روی تکمیل مورد مذکور برانگیخته بشود.

به مثال های زیر توجه کنید: لباسشویی
گزارش حساب 
تایر های ماشین ...

دقت کنید چگونه از کمبود قدرت انگیزشی و عاطفی رنج می برند.

شما می توانید با اضافه کردن فعل به آنها، این مشکل را برطرف کنید:

انداختن لباسها در ماشین لباسشویی
خریدن یک کیک برای تولد ساندرا
تمام کردن گزارش حساب 
چک کردن فشار باد تایر های ماشین

افعال، ابهام جمله را از بین می برند و برای انجام آنها به ما انگیزه می‌دهند.

فعل های اشتباه عکس این کار را انجام می‌دهند و شما را تشویق به پشت گوش انداختن می‌کنند.

افعالی مانند جستجو کردن، برنامه ریختن، دست زدن، اساساً مشخص نیستند. افعال مبهم و نامشخص نیرو و انگیزش لازم، برای انجام دادن را به ما نمی‌دهند.

اما در مقابل این ها، افعال دیگری وجود دارند مثل: پژوهش کردن، پیش نویس کردن، تماس تلفنی گرفتن، که بسیار تاثیرگذارتر هستند. 

این افعال از آنجایی که به اقدامات مشخص تری دلالت دارند تاثیرشان بیشتر می باشد.

قدم ۱۰:
دقت کنید کدام وظایف نیاز به داده هایی از طرف دیگران دارند.

برخی وظایف فهرست کارهای روزانه ی شما، نیاز به داده هایی از افراد دیگر دارند. 

فهمیدن این موضوع با یک نگاه که کدام مورد قادر به فرصت تان نیاز به اقدامی از افراد دیگر دارد بسیار مهم می‌باشد

استراتژی GTD دیوید آلن ایجاد یک فهرست جداگانه "در انتظار" را توصیه می کند. 

این فهرست شامل همه کارهایی که منتظر اقدام هر کس دیگری هستید می شود. 

اما شخصا فکر می‌کنم به کارگیری یک فرصت "در انتظار" افراطی باشد. 

اگر نه قدم قبلی در ایجاد فهرست اصلی، فهرست مبتنی بر مفاد، و فهرست روزانه‌تان را دنبال کرده باشید، بدون آن به مشکلی بر نخواهید خورد.

در حقیقت، یک فهرست در انتظار سیستم مدیریت وظیفه ی شما را بیش از حد پیچیده می‌کند.

پیشنهاد من این است که کنار کارهای برنامه‌ریزی شده ای که منتظر داده ی فرد دیگری هستند یادداشت کوتاهی بنویسید و نوع داده ای که نیاز دارید، قالب آن، و تاریخی که انتظار می رود به دست شما برسد را مشخص کنید.

تاریخ پیش بینی شده ارسال آن، شما را برمی انگیزاند تا اگر داده را به موقع دریافت نکردید کار را پیگیری کنید.

به خاطر داشته باشید که نباید وقت با ارزش خود را در برزخ و منتظر اقدام افراد دیگر صرف نمایید.

چگونه از یک سیستم برنامه ریزی شده با کارکرد درست نگهداری کنید؟

فهرست کارهای اصلی شما، فهرست‌های مفاد و فهرست کارهای روزانه، اجزای یک سیستم گسترده هستند و کارایی آنها بستگی به یکپارچگی سیستم دارد.

اگر در جایی یک سیستم با کارکرد درست داشته باشید فهرست شما کمک می کند تا کارهای مهم را سریع تر و با کارایی بیشتری انجام دهید.

اگر سیستم شما اشتباه داشته باشد، برنامه‌هایتان می‌توانند به راحتی به جریان کاری شما آسیب برساند، مدیریت زمانتان را نابود و بهره‌وری تان را از کار بیاندازند.

توصیه هایی برای نگهداری از یک سیستم برنامه ریزی با کارکرد درست:

توصیه اول:
یک فهرست دسته بندی شده کارهای کوچک نگه دارید. 

هدف فهرست دسته بندی شده این است که تمام وظایف کوچکتان را در یک مکان سازماندهی کند.

وظایف کوچک، مواردی هستند که تکمیل آنها کمتر از ۱۰ دقیقه طول می‌کشد.

هدف، جمع‌آوری آنها و رسیدگی در طول یک جلسه کاری می باشد. 

کارهای کوچک به فهرست کارهای روزانه شما تعلق ندارد. فهرست روزانه شما باید به هفت مورد محدود شود. 

فضای موجود را برای وظایف با ارزش بالا که نیاز به زمان بیشتری به تکمیل دارد -حداقل ۱۵ دقیقه- ذخیره کنید.

وظایف کوچک هم نباید در فهرست اصلی شما باقی بماند. آن‌ها فقط فهرست اصلی شما را به هم می ریزند.

آنها را در دسته بندی دیگری قرار دهید به هنگامی که زمان اضافه دارید چند تا از آنها را جهت انجام انتخاب کنید. 

وقتی در طول روز به صورت پراکنده به کارهای کوچک رسیدگی می‌کنید، می‌توانند تبدیل به حواس پرتی برای شما شوند.

آنها جریان کاری شما را متوقف می کنند. حرکت شما را از بین می‌برند و خلاقیت شما را نابود می کنند.

همچنین هر زمان که ممکن است وظایف کوچکی که مفادشان مرتبط است را در یک دسته قرار دهید. 

به عنوان مثال اگر قرار است پاسخ چندین ایمیل را بدهید، همه آنها را در یک بازه ی زمانی انجام دهید و برای هر ایمیل یک بار به سوی کامپیوتر یا تلفن همراه خود نروید.

🔟+3️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد...