ناسوت|Nasoot

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش چهاردهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

توصیه دوم

مراقب احساس سردرگمی خودتان باشید

یکی از بزرگترین تهدیدهای هر سیستم مدیریت وظیفه‌ای، احساس سردرگمی است. 

به عنوان مثال ایمیل خود را بررسی کرده اید و از دیدن صدها پیام در صندوقتان، دلسرد شده اید. 

با نگاه کردن به فهرست کارهای اصلی و تعدد وظایف و کمبود مفاد درباره ی آن‌ها ناامید شده اید.

باید برنامه هایتان را، همانگونه که در بخش چگونه برنامه کامل ایجاد کنیم تشریح شد دنبال کنید.

می توانید زمان های آزاد تان را برآورد کرده و طبق آن وظایف جدید را بپذیرید یا رد کنید.

قدرت تخریب احساس سردرگمی را دست کم نگیرید این احساس باعث افزایش سطح استرس شما می شود و شما را مستعد حواس پرتی بیشتری کرده و از به انجام رساندن کارهای مهم جلوگیری می کند.

توصیه سه 
فهرست های خود را طبق مفاد تعریف کنید.

هر وظیفه‌ای در فهرست اصلی تان، باید به همراه مفاد باشد.

بعنوان مثال باید پروژه که وظیفه به آن مربوط می باشد، نوع فعالیت (تحلیلی، ابتکاری و غیره) و اینکه آیا محدودیت های مبتنی بر موقعیت مربوط به خود دارند یا نه را مشخص کنید.

شاید در ابتدا پرداختن به جزئیات اتلاف وقت به نظر برسد. اما برای بقای یک سیستم برنامه ریزی با کارکرد درست بسیار مهم هستند.

وقتی به وظایف فهرست اصلی‌تان مفاد اضافه کنید، می‌توانید آنهایی که باید رسیدگی شوند را به سرعت شناسایی کنید.

برای مثال فرض کنید مسئول یک پروژه پر اهمیت هستید که دارای سررسید قریب‌الوقوع است. 

بر روی کارهایی که باعث پیش روی این پروژه می شوند تمرکز کنید(مفاد مبتنی بر پروژه). 

یا فرض کنید که اواسط روز بوده و سطح انرژی شما کم است. روی کاری که نیاز به فکر کردن ندارد به (عنوان مثال ورود داده ها مرتب کردن میز کار و کارهایی از این قبیل به جای کار تحلیلی یا ابتکاری) تمرکز کنید. (مفاد مبتنی بر فعالیت)

یا فرض کنید در محل کار هستید، روی مواردی از فهرست کاری تمرکز می‌کنید که صرفاً می‌توانند آنجا به انجام برساند(مفاد مبتنی بر موقعیت).

توصیه شماره ۴
انجام مرور های هفتگی 

مرورهای هفتگی بسیار مهم هستند. آنها وجه تمایز بین سیستمی که برای انجام کارهای مهم به شما انگیزه می دهند و سیستمی که شما را به پشت گوش انداختن ترغیب می‌کند هستند.

مرورهای هفتگی، این موقعیت را فراهم می کنند تا میزان پیشرفتتان را نسبت به اهداف مختلف خود ارزیابی کنید.

همچنین به شما فرصت می دهد تا در صورت لزوم وظایف را دوباره اولویت بندی کنید.

چگونه مرور هفتگی انجام بدهیم:

۱. همین فهرست های خود، شامل فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفادتان را جمع آوری کنید.

۲. همه کارها و پروژه هایی که در سرتان شناور هستند را تخلیه مغزی کرده و آن ها را به فهرست اصلی خود اضافه کنید.

۳. پروژه‌های جدید را به وظایف جداگانه تجزیه کنید.

۴. وظایف جدید را با توجه به مفاد(پروژه، نوع، موقعیت) تفکیک کنید و در صورت لزوم فهرست های مبتنی بر محتوای تازه را ایجاد کنید.

۵. صندوق پست الکترونیک خود را پاک کنید. در صورت لزوم به آنها پاسخ دهید. اگر ایمیلی به اقدام شما نیاز داشته اما فوری نیست آن را در فهرست اصلی خود یادداشت کرده و پیام را بایگانی نمایید.

۶. فرصت است و فرصت مبتنی بر مفاد آن را مرور کرده و وظایف که دیگر ضروری و مهم نیستند را پاک کنید.

۷. به وظایفی که هم مهم و هم فوری هستند توجه داشته باشید.

۸. به وظایفی که برای انجام آنها منتظر دریافت داده یا اطلاعاتی از جانب دیگران هستید توجه داشته باشید و نام فرد و تاریخی که انتظار دارید داده او را دریافت کنید را یادداشت نمایید تا در صورت لزوم پیگیری کنید.

۹. سررسیدهای فعلی خود برای انجام وظایف مهم را مرور کرده و در صورت لزوم اصلاح کنید.

۱۰. به کارهای جدیدی که به فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفاد خود اضافه کردید، سررسید اختصاصی دهید.

۱۱. تقویم خود را برای هفته جاری مرور کنید و فهرست کارهای روزانه خود را براساس زمان‌های خالی تان ایجاد کنید.

🔟+4️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد...